公益財団法人 禅文化研究所

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寄付金管理の機能

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擔雪 II 寄付金管理の概略

 「擔雪 II 寄付金管理」は、例えば本堂建築事業といった大事業について、寄付金の勧募案内から申込受付、納入予定や入金記録の管理や、それに関わる各種帳票の出力を行なえます。
 本シリーズの他の部門管理がなくても単独でも動作します。

導入部

縦書漢数字の書式が決められます

 環境設定では、たとえば寄付台帳印刷や貼り出し用短冊印刷などの縦書帳票で、金額を漢数字でどのように印刷するかを決定することができます(漢数字表記)。また、宛名印刷の際に擔雪 II 独自の郵便番号辞書で住所情報に誤りがないかチェックする機能を使うかどうかを決めたり、またバックアップファイルをどこに作成するかを決めたりします。

99種類までの寄付金を管理できます

 管理法人や勧募組織が異なったり、目的や主旨の異なる寄付金を、最大99まで一括して管理ができます。

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寄付金ごとに多様な基本設定

 寄付金名や募金目標額、納入受付期間やその納入方法(随意分納・定期分納)をはじめ、勧募組織や振込口座の設定、案内通知期の予定も簡単に設定できます。
 また、現金を物品に見立てて受け入れする方法も設定できます。例えば、「平瓦1枚2000円、5枚以上」、あるいは「大般若経1巻10000円1巻以上」などというような方法での申込を受け付けることができます。
 この受入口の設定は、1つの寄付金管理で6種類まで対応できます。

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寄付金管理専用の名簿分類を設定できます

 寄付金管理で利用するための名簿分類を3種類設けてあり、対象者を区分して、一括設定する際の条件選択肢にすることができます。3種類のうち1つは「納入方法」という分類に規定してあり、郵便振替、銀行振込、などの納入区分で分類することができます。残り2つはユーザーが自由に設定できます。

勧募の案内処理

案内先名簿の作成

 案内先名簿に案内先を追加するには、もちろん、新規に登録することも可能ですが、既に作成されている寄付金管理の案内先名簿から転記したり、あるいは、「擔雪 II 法務管理」のユーザーであれば、登録されている世帯帳・現在帳・住所録のデータを参照して転記できます。
 こうして作成された案内先名簿をもとに、勧募趣意書の送付のための窓付封筒用送付状を作ったり、封筒の宛名印刷を行なったりすることができます。

窓付封筒用送付状の作成

 寄付案内先に向けて、勧募の依頼文書を送付される際に、窓付き封筒用送付状を利用することができます。文面の編集を行ない、指定した案内先に対しての送付状の印刷が簡単です。
 編集フォームでは日付や題名、本文、送付元情報の編集を行なえます。

寄付台帳での処理

申し込みを受けた案内先を寄付台帳に登録

 案内先名簿に登録されている案内先から寄付の申し込みを受けると、寄付台帳をひらいて寄付の受付処理を行ない、当該案内先を台帳に登録します。
 その際に、申込金額の入力や、受入口での申込内容の登録を行ない、縦書帳票における寄付者表記内容もここで設定しておきます。

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寄付申込者個々の納入予定に対応

 案内時の勧募内容にもよりますが、定期分納方式の寄付金の場合、通知期ごとの納入予定も予め寄付台帳に設定しておきます。
 例えば、十回分納を基本とした場合、その寄付申込者からの申込内容にしたがって、納入予定期や金額配分を設定します。

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通知処理

納入依頼の通知を行なう

 通知処理とはおもに、規定の通知予定の年月になったときに、寄付申込者に対して、ご納入案内状等を送付するための処理です。申込受付時に設定した納入予定にしたがって、通知処理を行ないます。
 定期分納方式の寄付金の場合、通知期内の初回通知と、再通知処理を分けて管理できます。
 初回通知の場合も、再通知の場合も、対象となる世帯だけに、通知書類を発行することが簡単にできます。
但し、本システムにおいて、通知処理は必ず行なわなければならない処理ではありません。通知処理が行なわれていなくても入金処理は可能な仕様となっています。

通知関係書類の印刷

 納入依頼の案内状の印刷や、郵便振替用紙の印刷、納入受領時の領収書印刷など、通知時に必要な関係書類の印刷を行ない、通知先に発送する処理を一連の処理で行なうことができます。

入金処理

入金処理は寄付台帳で......

 寄付台帳の一覧から、入金のあった相手先を探しだし、編集フォームを開いて、入金処理を行ないます。また、寄付台帳には[一括入金]ボタンも用意されており、一覧フォームで、一括して簡単に入金処理を行なうこともできます。

納入状況や達成率が一覧上で確認できます

 通知期ごとの通知を行ない、また、入金処理を行なっていくと、各相手先ごとの納入状況や達成率が一覧で確認することができます。

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出力一般

多彩な出力帳票を準備

 各通知書類や台帳印刷はもとより、掲示用の寄付短冊も印刷できます。
 また、いろいろな集計レポートも準備しました。入金記録や入金状況の一覧や、寄付金の総括集計などは画面上でも確認できるとともに、印刷も行なえます。

2005.4